Rechnungen automatisch erstellen und nachweisbar zustellen mit SAP Business One

Die Ware ist ausgeliefert, der Lieferschein gebucht. Und dann beginnt in vielen Unternehmen die Handarbeit: Lieferscheine zu Rechnungen zusammenfassen, jede Rechnung als PDF speichern, an die richtige Adresse mailen. Und wenn der Kunde Wochen später sagt „Die Rechnung haben wir nie bekommen“, fehlt der Nachweis. Mit drei aufeinander abgestimmten Erweiterungen für SAP Business One lässt sich diese Kette vollständig automatisieren.

Das Problem: Handarbeit am Ende jedes Auftrags

Fakturierung und Versand sind klassische Routineaufgaben, die trotzdem Aufmerksamkeit binden. Typisch sind:

• Lieferscheine, die tagelang unberechnet liegen bleiben, weil die Fakturierung erst am Monatsende erfolgt
• Sammelrechnungen, die von Hand zusammengestellt werden müssen
• Rechnungen an falsche oder veraltete E-Mail-Adressen, ohne dass es jemand merkt
• Kein Beleg darüber, ob und wann eine Rechnung beim Kunden angekommen ist

Schritt 1: AutoFaktura erzeugt die Rechnungen

AutoFaktura erstellt aus offenen Lieferscheinen automatisch Ausgangsrechnungen, zeitgesteuert und üblicherweise täglich. Lieferscheine desselben Kunden werden zu einer Sammelrechnung gebündelt, sofern Liefer- und Rechnungsadresse sowie die Zahlungsbedingung übereinstimmen. Je Kunde lässt sich festlegen, ob mehrere Lieferscheine zusammengefasst werden oder jeder Lieferschein eine eigene Rechnung erhält.

Volle Kontrolle trotz Automatik

• Aktivschalter je Kunde: Nur bewusst freigeschaltete Geschäftspartner werden automatisch fakturiert.
• Direkt oder zur Freigabe: Je Kunde entsteht wahlweise sofort eine gebuchte Rechnung oder ein geparkter Beleg, den Sie vor dem Buchen prüfen.
• Sperre je Lieferschein: Bei einer offenen Reklamation bleibt der betroffene Lieferschein einfach außen vor.
• Keine Doppelten: Zu bereits abgerechneten Lieferscheinen entsteht kein zweiter Beleg.
• Versandkosten: Auf Wunsch werden Frachtkosten über kundenbezogene Tarifgruppen automatisch ermittelt.
• Transparenz: Nach jedem Lauf erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine SAP-Nachricht mit allen erzeugten Belegen und den übersprungenen Vorgängen.

Schritt 2: Der xperteer Belegversand verschickt die Belege

Eine fertige Rechnung ist erst dann etwas wert, wenn sie beim Kunden ist. Der xperteer Belegversand übernimmt den Versand vollständig: Ein Beleg wird beim Buchen automatisch oder per Klick zum Versand vorgemerkt und in der Regel innerhalb einer Minute mit dem passenden Layout verschickt. AutoFaktura setzt diese Vormerkung bereits beim Erzeugen der Rechnung, sodass beide Schritte nahtlos ineinandergreifen.

• E-Mail, Druck oder beides: Der Kanal wird je Geschäftspartner festgelegt.
• Alle wichtigen Belegarten: Rechnungen, Gutschriften, Lieferungen, Aufträge, Angebote und Bestellungen, auch als geparkte Belege.
• Ihre gewohnten Layouts: Die Belege gehen im bestehenden Layout mit passendem Betreff und Text raus.
• Empfänger zentral gepflegt: Ansprechpartner, externe Adressen sowie CC und BCC werden je Kunde einmal hinterlegt, statt bei jedem Beleg neu entschieden.
• Beilagen: Feste Anhänge wie AGB oder Zertifikate gehen automatisch mit.
• Fehler gehen nicht verloren: Scheitert ein Versand, wird er automatisch wiederholt. Eine tägliche Kontrollliste und eine SAP-Nachricht machen offene Fehler sichtbar.

Schritt 3: Der xperteer Zustellnachweis

Das eigentliche Plus ist die Nachverfolgung. Ein gewöhnlicher E-Mail-Versand verrät nur, dass die Mail Ihr Haus verlassen hat. Was danach passiert, bleibt offen. Der xperteer Zustellnachweis schließt diese Lücke und liefert für jeden Empfänger eine klare Antwort.

• Status direkt am Beleg: Vorgemerkt, versendet, übergeben oder fehlgeschlagen, jeweils mit Zeitpunkt und Empfängern. Niemand muss mehr in Postfächern nach Rückläufern suchen.
• Automatisch reagieren: Scheitert der Versand an alle Empfänger, wird er automatisch wiederholt. Wird die Mail nur für einen Teil angenommen, werden genau die übrigen zum Nachsenden markiert. Die anderen bekommen keine doppelte Rechnung.
• Informiert statt suchen: Statusänderungen kommen als Zusammenfassung per SAP-Nachricht, und offene Fehler erscheinen auf einer täglichen Kontrollliste.
• Lückenlose Historie: Im Versandprotokoll ist jederzeit nachvollziehbar, wann welcher Beleg an wen ging und mit welchem Ergebnis.
• Datensparsam: Gelesen wird nur der Zustellstatus, keine Inhalte Ihrer Postfächer.

Wichtig zur Einordnung: Der Zustellnachweis belegt, dass die E-Mail an den Mailserver des Empfängers übergeben und dort angenommen wurde. Ob sie danach im Posteingang oder im Spam-Ordner landet und ob sie gelesen wird, lässt sich nicht nachweisen. Wenn ein Kunde sagt „Die Rechnung haben wir nie bekommen“, können Sie aber genau zeigen, wann sie an seinen Server übergeben wurde.

Der Ablauf im Überblick

1. Die Lieferung wird in SAP Business One gebucht.
2. AutoFaktura erzeugt beim nächsten Lauf die Rechnung und merkt sie zum Versand vor.
3. Der Belegversand verschickt die Rechnung mit dem passenden Layout an die hinterlegten Empfänger.
4. Der Zustellnachweis hält fest, wann die Mail an den Server des Empfängers übergeben wurde, und schreibt das an den Beleg.
5. Nur Ausnahmen landen beim Menschen: gesperrte Lieferscheine, falsche Adressen, fehlgeschlagene Zustellungen.

Die Vorteile im Überblick

• Zeitersparnis: Bei 500 Belegen im Monat rechnen wir allein im Versand konservativ mit 5 bis 10 Stunden weniger Handarbeit.
• Schnellere Rechnungsstellung: Bei täglichem Lauf geht die Rechnung kurz nach der Lieferung raus, nicht erst am Monatsende.
• Nachweis im Streitfall: Wann welche Rechnung an welchen Empfänger übergeben wurde, steht am Beleg und im Versandprotokoll.
• Weniger Fehler: Empfänger, Kanal und Beilagen sind je Kunde gepflegt statt je Beleg von Hand ausgewählt.
• Weniger Porto: Jeder Kunde, der auf E-Mail umgestellt wird, spart Papier, Druck und Briefmarke.

So einfach ist der Einstieg

Sie brauchen SAP Business One und Microsoft 365. Ob in Ihrem System alles Weitere bereits vorhanden ist, klären wir im Erstgespräch. AutoFaktura und der Belegversand lassen sich auch einzeln einsetzen, der Zustellnachweis ergänzt den Belegversand.

Die Einrichtung dauert jeweils nur wenige Beratertage. Dazu gehören die Konfiguration mit Ihren ersten Kunden, ein gemeinsamer Testlauf und die Einweisung Ihrer Mitarbeiter.

Fazit

Fakturierung und Rechnungsversand gehören zu den Prozessen, die sich am einfachsten und mit dem schnellsten Effekt automatisieren lassen. Mit AutoFaktura, dem xperteer Belegversand und dem Zustellnachweis wird aus dem gebuchten Lieferschein ohne weiteren Handgriff eine zugestellte Rechnung mit Nachweis. Ihr Team kümmert sich nur noch um die Ausnahmen.